Organizasyon

Türkiye’ye turizm açısından gelişen destinasyonların başında gelmektedir. Tedaviye yönelik turlardan bahsetmek gerekirse karşımıza son derece geniş bir kavram çıkmaktadır. Sağlık turizmi, eski Roma’ya kadar uzanan bir geçmişe sahiptir. Seyahat etmek suretiyle, ikamet ettiği yerleşmenin dışında konaklayarak tedavi olmayı amaçlayan insanların bu hareketi, büyük ölçüde termal turizmi de içeren ama onun ötesinde ve çok daha geniş bir kavramdır. Bu amac dogrultusunda ulkemize gelen misafirlerimizin ihtiyac duyduklari tum seyahat organizasyonu eksiksiz bir sekilde yapilmalidir.

Seyahat acentelerinde de tüm işletmelerde olduğu gibi işlerin sağlıklı yürüyebilmesi için organizasyon şarttır; çünkü üretimin, satışın ve satış sonrası işlemlerinin sağlıklı yürüyebilmesi tüm yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ile sağlanabilir. Görev dağılımları ve hatta üretim için gerekli olan araçların belirli bir düzen içinde bir araya getirilmesi bile organizasyon faaliyetlerindendir.

Genelde seyahat acentelerinde genel örgüt şeması aynı olmakla birlikte acentelerin kapasitelerine göre zaman zaman bazı daralmalar ya da genişlemeler göstermektedir.

Küçük çaplı seyahat acentelerinde örgütsel yapıları oluşturabilmek oldukça zordur; çünkü az sayıda eleman çalışmaktadır. Bu da zaman zaman görev ve sorumlulukların birbirine karışmasına neden olmaktadır. Az sayıda personel ile çalışan seyahat acentelerinde, gerektiğinde, müdürün rezervasyon elemanın görevlerini bile yaptığı görülmektedir. Bu nedenle seyahat acentelerinde tam rakamlarla ‘‘Şu kadar kişinin çalışması gerekir’’ şeklinde kesin ifadelerin kullanılması yanlış olur. Her işletme kendi büyüklüğüne ve faaliyet alanına göre bunu belirlemekte serbesttir. Ancak bu belirlemeyi yaparken faaliyetlerin çeşitliliği unutulmamalıdır.

Tur operatörlerinin organizasyon yapıları incelendiğinde, seyahat acentelerinden örgütlenme açısından farklı olduklarını görebiliriz. En büyük farklılık tur üretim departmanında görülmektedir. Tur operatörleri gerçek anlamda örgütlenme içindedir. Daha geniş çapta çalışmalar yaptıkları için birçok bölümün alt birimleri yer almaktadır.

Organizasyonun şeklini yönetim belirleyecektir. Yukarıdan aşağıya doğru ilerleyen üst ast ilişkisi ile personele görev ve sorumluluklarını bildirilir. İşlerin sağlıklı yürüyebilmesi, hedeflere ulaşılması anlamına geleceği için departmanlar arasında mutlaka koordinasyon sağlanmalıdır. Tur organizasyonunun bireysel bir iş değil bir ekip işi olduğu asla unutulmamalıdır. Bu iş tıpkı bir çarkın dişlilerine benzer, eğer çarkın dişlilerinden bir tanesi zarar görürse tüm iş zarar görecektir. Bu nedenle tur organizasyonunda görev alan tüm personelin ekip bilinciyle hareket etmelerini sağlamak gerekir. Dönemsel olarak görev alan tüm personelin ve işlerin kontrol edilmesi gerekir.

Bu kontrollerden elde edeceğimiz sonuçlar; bizi, yönetim hedeflerimize ne denli yaklaştığımız, aksayan noktaların olup olmadığı konusunda bilgilendirecektir. Bu kontroller sırasında dikkat etmemiz gereken hususlar sadece bunlar olmamalı. Unutmayalım ki bizim sattığımız ürün, hizmettir ve bundan arta kalan sadece anılardır. Bu anıların hoş olması, müşterimizi kaybetmememiz ve yeni müşteriler kazanmamız anlamına gelmektedir. Satış ve gerçekleşme sonrası ‘‘faaliyetlerin denetimi, hizmet kalitesinin denetimi ve müşteri memnuniyeti’’ gibi kontrolleri de yapmak durumundayız.

Ancak organizasyon başarısının; personelin maddi manevi motivasyonu, iyi bir personel planlaması ile bağlantılı olduğu da göz ardı edilmemelidir. “Uygun işe uygun eleman ve ücret” prensibi asla unutulmamalıdır.

Yeni Tur Rotaları Yaratma
Bir seyahat acentesinin faaliyette bulunabilmesi için gerekli yasal prosedürlerin tamamlanmasının dışında acentenin bir operasyonunun var olması gerekir. Seyahat acentelerinin acentecilik faaliyetlerini yapabilmeleri için mutlaka satışa sunulmaya hazır durumda bir ürünlerinin olması gerekir. Acente bir tur operatörü olarak üretim yapar, karşılayıcı acente bu operasyonun gerçekleştirilmesi sırasında görev alır.

Üretim aşaması detaylı ve titiz bir çalışma gerektirdiği için oldukça uzun bir zaman alır. Bu nedenle tur operatörleri çalışmalarına en az bir yıl öncesinden başlar. Çünkü amaç mümkün olduğunca fazla talep yaratmaktır. Bunu mümkün kılabilmek için sıradanlıktan kurtulmak şarttır. Farklı, çarpıcı programlar daima ilgi çekici olacaktır. Bunu yapabilmek için potansiyel müşterilerin neler istediklerini, nelerden hoşlandıklarını, gelir durumları gibi hususların kesinlikle aydınlığa kavuşmuş olması gerekir. Bu yüzden her ne kadar maliyeti çok fazla da tutsa mutlaka bir pazar araştırması yapılmalıdır; çünkü bu araştırma sonuçları bize birçok konuda ışık tutacaktır. Yapacağımız planlamaların gerçeklere dayandırılmasını ve birçok riski mümkün olduğunca, en aza indirebilmemizi sağlayacaktır.

Bu aşamada dikkatle araştırmamız gereken hususlar; piyasa araştırması (pazarın durumu, rakiplerin durumu, pazar payları, talebe cevap verebilecek yeterli arz kapasitesinin bulunup bulunmadığı, maliyet durumları vb.), müşteri analizleri (beklentileri, görmek istedikleri-istemedikleri, doygunlukları, alım güçleri vb) ve eğer daha önce de faaliyette bulunulmuşsa geçmiş gerçekleşmelerin analizi (kârlılığı, doluluğu, aksaklıkları, nedenleri vb.) tek tek dikkate alınmalı, tüm bu analizler yapılırken mümkün olduğunca titiz davranılmalıdır; çünkü üstlenilecek olan risk oldukça fazladır. Bu nedenle mümkün olduğunca gerçekçi olunmalıdır.

Bir önceki sezonun gerçekleşmeleri incelenirken o günkü koşullar dikkate alınarak nerelerde neler yapılmış, neler yapılabilirdi vb. sorularla değerlendirilirken, içinde bulunduğumuz koşullar da dikkate alınarak planlamalar yapılmalıdır. Aksi takdirde sonuç hayal kırıklığı olabilir. Müşteri anketlerini görüşlerini almak için eski müşterilerimize uygulayabileceğimiz gibi potansiyel müşterilere de ulaşarak görüş alabilmemiz mümkündür. Böylece daha geniş bir kitleye ulaşmış oluruz. Ancak, bunu yaparken neleri aradığımızı bilmeli ve araştırmayı o doğrultuda yapmalıyız. Çekim bölgesindeki yerel acentenin de önerileri dikkate alınmalıdır.

Yeni Pazarlar Yaratma

Acenteler, talep gören eski programlarını devam ettirirlerken bir yandan da değişiklik arayışı içindedir. Sürekli aynı şeyleri tekrarlamak, bir süre sonra piyasada doygunluğa ve bıkkınlığa neden olacaktır. Ayrıca pazar paylarını artırabilme çabası da acenteleri değişiklik yapmaya ve kendini yenilemeye zorlamaktadır.

Bu değişiklikleri yapma kararını veren tur operatörleri, inceleme ve bilgilenme gezilerine çıkarlar. Bu gezilerde çekim merkezi olarak kullanılması planlanan ülke, bölge ile ilgili arz kapasitesi, alt yapısı, halkın turizm olgusuna açık olup olmadığı, verilebilecek yerel hizmetlerle ilgili olarak incelemeler yapılmalıdır. Unutmayalım ki en iyi satıcı, malını en iyi tanıyandır. Bu geziler sırasında çekim bölgesinde kullanılabilecek yerel acentelerle de görüşmeler yapılmalıdır. Zira operasyonun hedeflere uygun gerçekleşebilmesi, karşılayıcı acentenin operasyona uygunluğu ile ilişkilidir. Program çalışmaları sırasında belirlenen karşılayıcı acentenin önerilerini de dikkate almalıyız;çünkü çekim merkezini ve koşullarını o ülkenin insanı olarak bizlerden daha iyi tanımaktadır.

Bu gezilere tur operatörleri bizzat kendisi ya da üst düzey yöneticileri ile katılır. Bu gezilerde tur operatörleri, yerel işletmeleri yakından görür,onlarla yüz yüze görüşmeler yapar ve acentelerin planlamaya uygunlukları konusunda daha kolay karar verebilirler. Netlik kazanılan durumlarda anlaşmalarda yapılır.

Tur operatörleri, uluslararası turizm fuarlarında, seyahat acenteleri ve diğer turizm işletmeleriyle karşı karşıya gelerek değişik bağlantılar kurabilme olanağı elde ederler.

Tur Programları Yapma

Çekim merkezine yapılan bu gezilerden elde edilen sonuçlar doğrultusunda programlarla ilgili detaylar oluşturulmaya başlanır. Konaklama, ulaşım, yeme içme, gezilerin detayları, programda oturtulur. Paket turların süreleri tespit edilir. ‘‘Back to back’’ turların sezon tarihleri oluşturulur (ilk turun başlangıcı ve son turun bitişi şeklinde). Daha önce yapılan pazar araştırmalarından ve önceki senelerin gerçekleşmelerinden yola çıkılarak elde edilen sonuçlar doğrultusunda, otel bazında kontenjan tabloları oluşturulur. Grupların planlanan yoğunlukları dikkate alınarak tarifeli ya da charter uçuşlarla ilgili çalışmalar yapılır. Genelde talebin yoğun olduğu yönlerde charter uçuşlar kullanılır. Tur operatörü, hedeflediği tahmini kişi sayılarını dikkate alarak charter uçuşlarda ya tek başına ya da diğer tur operatörleri ile birlikte koltuk kiralar .Bu sayı ile yatak sayıları birbiriyle uyumlu olmalıdır. Eğer uyumlu değilse mutlaka bir hata var demektir. Bu uçuşların fiyatları tarifeli uçuşlara göre daha ucuzdur. Ancak koltukların doldurulamaması durumunda anlaşma gereği bedelleri ödenecektir. Ayrıca bu uçakların kiralama süresindeki masrafları kiralayanlara ait olacaktır. Yerel hizmetlerin fiyatları alınır, işbirliği koşulları belirlenir.

Tur Maliyetini Çıkarma

Programlar netliğe kavuştuktan, hizmet satın alma fiyatları belirlendikten sonra artık sıra maliyetlerin hesaplanmasına gelmiştir. Tur operatörü konaklama ve ulaştırma firmaları ile sözleşmeleri tahmini olarak hedeflediği satış rakamlarına göre düzenler. Maliyet çalışmaları sırasında da bu rakamları dikkate alır. Charter uçuşları ile ilgili hesaplamalar yapılırken doluluk oranının %80-85’in altına düşmeyeceği varsayılır. Eğer bu oranların altında kalınırsa zarar edilir. Sabit ve değişken masraflar tek tek hesaplanarak en sonunda bir turun kişi başına maliyeti belli olur. Buna acente komisyonları, pazarlama, satış ve yönetim giderleri eklenir. Elde edilen rakam net maliyettir. Tur operatörü üzerine kendi kâr marjını ekler (ortalama %10 civarında) ve satış fiyatını belirler.

+90 546 155 53 34

WhatsApp Destek

+90 546 155 53 34

WhatsApp Destek

Desteğe mi
İhtiyacın Var?